blije klanten
Stakeholderanalyse: wanneer, hoe en waarom?
Wanneer zet je een stakeholderanalyse in?
De stakeholderanalyse maak onder andere in de Define fase van het project. Maar deze loopt door in de andere fases van je project. Je voorziet de stakeholders in de aanloop van een project, maar ook tijdens het project zelf. De focus ligt het meest op de Define en de Improve fases van de DMAIC. Het is belangrijk dat je weet hoeveel macht de stakeholders hebben om weerstand op je project te bieden. Met deze informatie kan je prioriteiten stellen voor je verbeteringen.
Wat wil je met een stakeholderanalyse bereiken?
- Zorgen voor steun in de aanloop naar, tijdens en na het project: als je een probleem in je processen identificeert, ga je hopelijk aan de slag met een oplossing. Oplossingen nemen veranderingen met zich mee, ook voor de stakeholders. Zo kan het zijn dat stakeholders met een nieuwe methode moeten gaan werken. Het is een stuk gemakkelijker om de stakeholders hiervan te overtuigen als ze zelf ook de voordelen ervan inzien. Door iedereen mee te laten denken met de oplossingen, zullen stakeholders zich ook meer gehoord en betrokken voelen. Meewerken wordt dan ook een stuk aantrekkelijker.
- Het identificeren van weerstand en het afwenden hiervan: weerstand kan overal in het proces voorkomen. Het is de kunst om hiermee om te gaan en deze in de juiste richting te sturen. Daarom is het zo belangrijk om iedereen mee te nemen in het proces, dit zal veel eerder komen tot een oplossing waar ook iedereen aan mee werkt.
Hoe ga je aan de slag?
- Bepaal welke personen relevant zijn: wie zijn de belanghebbenden?
Er zijn verschillende manieren om te bepalen wat de relevantie is van personen die betrokken zijn bij het proces. Je zou een brainstormsessie kunnen houden met de teamleden. Zo kan je samen bepalen wie de stakeholders zijn. Kijk wie er betrokken is bij het optimaliseren van het proces en wat de verschillende input van alle teamleden is. Welke personen worden er geraakt als er veranderingen plaatsvinden? Welke personen moeten op de hoogte zijn van veranderingen?
Je zou hiervoor ook een SIPOC kunnen gebruiken om de stakeholders vast te stellen. Bij de SIPOC breng je de suppliers en customers van een proces in kaart. Als er wat veranderd, is dit hoogstwaarschijnlijk van invloed op hen.
- Respecteer hun werkelijke of verwachte standpunt.
Als je inzicht krijgt in de werkelijke en verwachte standpunten van de stakeholders, kan je ze al vroeg in het proces betrekken om problemen te voorkomen. Als de standpunten bekend zijn, is het mogelijk deze kaart te brengen en met de stakeholders in gesprek te gaan. Het is hierbij belangrijk mee te nemen wie, wie beïnvloed.
Je kan een stakeholdermatrix gebruiken om de verschillende stakeholders te positioneren. In de stakeholdermatrix staan een aantal belangrijke zaken:
- Invloed van de medewerker: wat is de invloed van de medewerker op het proces? En welke mogelijke oplossingen gaan hiermee gepaard? Hoe meer invloed de medewerker heeft op het proces, hoe makkelijker, of juist moeilijker, die persoon het voor je kan maken om de oplossing te realiseren.
- Belang van de medewerker: Het is belangrijk naar het belang van de medewerker te kijken binnen het proces. Is het voordelig voor de medewerker dat het proces effectiever of gemakkelijker gaat? Vaak gaat het hier om de persoon die het werk uitvoert. Als je deze groep niet meeneemt zal de implementatie ook veel minder snel gerealiseerd worden.
Waarom werkt de stakeholderanalyse?
- Je kan dankzij de stakeholderanalyse belanghebbenden identificeren en ze in een vroeg stadium al betrekken. Hun ondersteuning zal het proces gemakkelijker laten verlopen. Daarnaast kunnen ze ook waardevolle input geven bij het vormen van een oplossing.
- Als je ondersteuning krijgt van de machtigste belanghebbenden, win je direct ook meer support, wat je project als snel succesvoller maakt.
- Door het regelmatig te blijven communiceren met de stakeholders krijg je ook meer begrip van hoe het project loopt en hoe ze je eventueel kunnen ondersteunen.
- Bij een goede stakeholderanalyse zal deze je laten zien dat mensen reageren op veranderingen als gevolg van jouw project. De stakeholderanalyse geeft een structuur om moeilijkere stakeholders ook aan jouw kant te krijgen.
Naast dat stakeholders invloed hebben op jou, hebben ze ook invloed op elkaar. Het in kaart brengen van deze relaties kan indirect zorgen voor meer begrip in je project.
Blijf volhouden!
Als het model van de stakeholderanalyse hebt ingevuld, betekent dit niet dat je klaar bent. Vaak veranderd de invloed van de stakeholder tijdens het project. Hierdoor zou de stakeholdermatrix ook kunnen veranderen. Als je actief bezig blijft met de analyse, blijf je up-to-date en kan je goed in blijven spelen op de stakeholders.
