blije klanten
De weekstart: uitleg, tips & tricks van de experts
Ondanks dat velen al wel van de weekstart hebben gehoord, blijkt dat in de praktijk een effectieve uitvoering vaak lastig is. We schrijven daarom dit artikel om je uit te leggen wat de weekstart precies is, waarom deze zo nuttig is, hoe een weekstart eruitziet en we geven je wat handige tips en tricks die we uit ervaring hebben opgedaan.
Wat is een weekstart?
De weekstart is een hulpmiddel binnen Lean. Het helpt je organisatie te ondersteunen bij het wekelijks sturen van de bedrijfsdoelen op de operatie. De weekstart is een goed voorbereid overleg waarbij je een duidelijke agenda hebt en het gesprek gericht is op verbeteringen.
- Duidelijke agenda: elke weekstart heeft in de hoofdlijnen dezelfde agenda. De concrete invulling voor deze agenda verschilt per organisatie. Maar in het grotere plaatje ligt de focus op de prestatiedoelen van de organisatie. Deze doelen zijn ook wel bekend als de ‘Key Performance Indicators’ (KPI’s). KPI’s zijn bijvoorbeeld klanttevredenheid, tevredenheid van de medewerker en de snelheid van de levering. Naast de focus op de KPI’s wordt er ook vaak een verbeterbord gebruikt om een plek te geven aan problemen en mogelijke verbeteringen.
- Goed voorbereid overleg: zorg dat alle informatie die nodig is voor de weekstart van tevoren bekend is. Zorg dat de juiste en relevante KPI-cijfers klaar staan en dat de medewerkers op de hoogte zijn van het overleg. Ook belangrijk is dat de medewerkers weten wat ze kunnen verwachten en wat er van hen wordt verwacht.
- Verbetergericht dialoog: de weekstart is geen monoloog door een manager, maar een gesprek. Alle medewerkers moeten op- of aanmerkingen kunnen leveren. De weekstart werkt vanuit de bottom-up benadering: de problemen en de eventuele oplossingen hiervoor worden ervaren op de werkvloer. Het is dus belangrijk dat de medewerkers zelf een bijdrage leveren.
Voordelen weekstart
Wat levert een weekstart op voor de organisatie? Waarom zou je deze tool gaan inzetten?
- Je organisatie krijgt meer sturing aan de operatie, teams en afdelingen.
- Er wordt input gegenereerd voor de maandelijkse- en kwartaaloverleggen, omdat je de focus legt op prestatiedoelstellingen.
- Hulp bij het gezamenlijk dezelfde doelen nastreven.
- Handig om problemen en potentiële verbeteringen binnen de operatie op te sporen en te communiceren.
- Het draagt bij aan het creëren van een cultuur van continu verbeteren (kaizen).
- De medewerkers zullen zich meer betrokken voelen.
- Door het vieren van de wekelijkse successen, behoud je ook het moreel van de medewerkers.
Hoe ziet een weekstart eruit?
Er zijn twee rollen in de weekstart: de voorzitter en de medewerker. De voorzitter is vaak de teammanager of leidinggevende. Er zijn verschillende taken gekoppeld aan de rollen:
Voorzitter:
- Faciliteert de weekstart
- Doet de voorbereiding
- Houdt de agenda en tijd in de gaten
- Zorgt voor de aantekeningen
- Zorgt dat de discussie goed verloopt
- Is de vertegenwoordiging van de afdeling
Medewerker:
- De bron van informatie
- Actief bijdragen aan de discussie
- Kort en bondig input geven
- Altijd aanwezig
De voorzitter van de weekstart, vertegenwoordigd de afdeling of het team bij de weekstart van een organisatieniveau hoger. Dit wordt ook wel ‘cascadering’ genoemd. De voorzitter is de ‘linking pin’, de schakel tussen de organisatieniveaus.
Omdat de weekstart op operatieniveau als input dient voor de weekstart van de organisatieniveaus hogerop, is het belangrijk dat de doelstellingen en KPI’s overeenkomen. Het is belangrijk dat de hele organisatie op één lijn ligt.
Tips & Tricks voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel. Denk voordat je start met de weekstarts hoe je deze op gaat zetten:
- Zorg dat je weet welke KPI’s er besproken worden. Bespreek er wekelijks niet meer dan 3-5;
- Zorg in je keuze dat de KPI’s die je kiest om te bespreken in lijn staan met de doelstellingen van de organisatie;
- Stel de KPI’s SMART op (Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch, Tijdsgebonden);
- Houd de weekstart aan het begin van de week en op een vast tijdstip. Zo start je elke week met een duidelijk beeld van de doelstellingen die behaald moeten worden;
- Zorg dat je van tevoren al een overzichtelijk template hebt van de agenda. Je kan hiervoor gebruik maken van de A3-methodiek. Het is belangrijk dat alle cijfers duidelijk en overzichtelijk zijn.
Tips & Tricks tijdens de weekstart
We hebben ook nog wat tips voor je voor tijdens de weekstart:
- Wijk niet af van de afgesproken tijd en agenda. De kracht van een weekstart is dat deze kort en bondig is. Door je aan de tijd te houden zorg je dat het geen lange moeizame discussie wordt;
- Beperk de duur van een weekstart tot maximaal een uur;
- Probeer ieder teamlid wat te laten bijdragen;
- Zorg dat de sfeer open is, het doel is immers samenwerken en verbeteren;
- Het gaat niet om de cijfers zelf, maar om het verhaal erachter;
- Verlies jezelf niet in (onnodige) details. Houd je bijdrage aan de discussie kort en bondig;
- Maak gebruik van het verbeterbord naast de weekstart. Zo kan je verbeterinitiatieven tijdelijk ‘parkeren’, zodat je de discussie kan blijven gaan over de prestaties.
- Stel als voorzitter zijnde veel vragen, zodat je tot de kern kan komen.
- Vier de successen en mijlpalen!
Maar de belangrijkste tip van allemaal is misschien wel: Ga vooral aan de slag! Ook de uitvoering van weekstarts is een proces die je continu kan verbeteren.
