blije klanten
Hoe stel je een Value Stream Map op? (incl. gratis template)
Voordat je aan de slag kunt met het verbeteren van processen, moet je eerst de huidige processen in kaart brengen. Een veelgebruikte tool hiervoor is de Value Stream Map, ook wel de waardestroom analyse genoemd. Deze Lean Six Sigma tool is zeer essentieel om twee redenen:
- Met deze tool breng je verbetermogelijkheden van je proces in kaart;
- De tool brengt je een startpunt om gestructureerd te gaan verbeteren.
We leggen in deze blog uit hoe je een Value Stream Map opzet. We hebben hiervoor een gratis template beschikbaar gesteld, zodat je zelf ook aan de slag kunt.
Value Stream Map
Een waardestroom zijn alle activiteiten die nodig zijn voor de productie of levering van een product. Bijvoorbeeld alle stappen die horen bij het aanvragen van een hypotheek, het ontwikkelen van een applicatie of het boeken van een hotelovernachting. De Value Stream Map brengt al deze activiteiten in kaart.
Het is belangrijk dat je de processen zo kaart brengt dat ze de realiteit van het procesverloop weergeven, en niet zoals ze bedacht zijn of ooit op papier zijn gezet. De Value Stream Map moet een afspiegeling zijn van hoe het proces op het moment verloopt. Dit wordt ook wel de ‘as-is’ of ‘current-state’ genoemd.
Als het huidige proces in kaart is gebracht, ga je onderzoeken welke activiteiten wel of geen waarde toevoegen aan het proces. Activiteiten die geen waarde toevoegen aan het proces worden binnen Lean Six Sigma ookwel verspillingen genoemd. Er zijn verschillende soorten verspillingen, denk aan defecte producten of lange wachttijden. De verspillingen worden ook wel ‘muda’ genoemd in het Lean gedachtegoed. De bedoeling van Lean is dat zoveel mogelijk van deze verspillingen worden geëlimineerd. Meer informatie over de acht verspillingen staat in het filmpje hieronder:
Wel of geen toegevoegde waarde?
Onderscheid maken tussen activiteiten die waarde toevoegen of niet, kan veel zeggen over je proces.
In het voorbeeld hierboven wordt een lage procesefficiëntie weergeven. Het gehele proces is voor 38,5 procent efficiënt. Dit betekent dat in slechts 38,5% van de tijd in het proces waarde toegevoegd wordt voor de klant. De overige 61,5% is de verspilling. Er is dus zat ruimte voor verbetering!
De Value Stream Map zorgt voor een duidelijk overzicht van het huidige proces. Daarnaast brengt het in kaart waar mogelijke verbeteringen zitten. Hiermee kan je dieper ingaan op deze verbeteringen, om hiermee een betere doorstroming te krijgen in het proces. Bij de verbeteringen ga je aan de slag met het verkorten of elimineren van activiteiten die geen waarde toevoegen voor de klant.
Begeleiding Value Stream Map sessie door Bureau Tromp
Wil jij voor jouw bedrijf een Value Stream Map opstellen, en kun je hier wel wat hulp bij gebruiken? Binnen Bureau Tromp zijn er verschillende Lean experts die veel ervaring hebben in het opstellen van waardestromen en het begeleiding bij het maken van een eigen waardestroom bij bedrijven. Onze ervaren Black Belts zullen jouw team of afdeling helpen bij het opzetten van de Value Stream Map. Neem gerust contact met ons op om de mogelijkheden te bespreken. Bel ons op 030 – 227 0000 of stuur een mail naar info@bureautromp.nl
Helemaal zelf aan de slag?
Om zelf aan de slag te kunnen met de Value Stream Map, bieden wij je ten eerste een gratis template:
Gebruik het Value Stream Map (waardestroom analyse) Template
Daarnaast hebben wij de stappen op een rijtje gezet om de Value Stream Map op te kunnen zetten:
- Zet van het begin tot het einde alle stappen op chronologische volgorde;
- Geef alle stappen een eigen vak in een diagram;
- Bereken voor elke stap hoeveel tijd het kost om deze af te ronden;
- Tel de tijd op van elke stap, dit is de totale doorlooptijd;
- Bepaal welke stappen geen waarde toevoegen aan het proces;
- Zet de stappen die wel waarde toevoegen links, en de stappen die geen waarde toevoegen rechts;
- Analyseer beide kanten en bepaal welke activiteiten je kan verbeteren voor een verkorting van de totale procestijd;
- Visualiseer het nieuwe proces en blijf dit proces verbeteren.
Na het in kaart brengen van de huidige situatie (‘as-is’ of ‘current-state’), maak je een ‘future-state map’. De naam zegt het al, de toekomstige weergave van het proces, oftewel de ideale of de gewenste situatie. Door de huidige en de gewenste situatie met elkaar te vergelijken kan je verbetervoorstellen aandragen om de gewenste situatie te bereiken. Dit resulteert in een verbeterplan met tijdspad. Maar let op: de gewenste situatie bereik je niet zomaar. Je moet hiervoor continu voor verbeteren en aanpassen.