Wat is Lean en wat kun je er eigenlijk mee?

Lean is een methode die ingezet wordt voor het verbeteren van bedrijfsprocessen. Misschien dat je het wel eens hebt gehoord? ”Wij werken Lean” of ”Deze organisatie is Lean”. Maar wat betekent dit eigenlijk? Want wat is Lean? En wat kun je met Lean? Geen zorgen, in deze blog geven wij antwoord op deze vragen.

Wat is Lean?

Als je naar de letterlijke betekenis van Lean kijkt dan krijg je ”slank”. Dit klinkt misschien een beetje raar, want wordt je organisatie dan slank? Als je dit symbolisch bekijkt eigenlijk wel. Met Lean ben je namelijk bezig met het ”slank” maken van je processen. Dit houdt in dat je bezig bent met het (zo veel mogelijk) elimineren van verspillingen in je bedrijfsprocessen. Verspillingen betekenen hier werkzaamheden binnen een proces die geen waarde voor de klant toevoegen. Je kunt achter dit soort verspillingen komen door jezelf af te vragen of een werkzaamheid binnen een proces waarde toevoegt voor de klant. Is het antwoord ”ja”? Goed zo! Dan is dit geen verspilling en kun je deze activiteit behouden (ook wel een ‘Customer Value Added’ activiteit genoemd). Maar is het antwoord ”nee”? Dan is de kans aanwezig dat je deze werkzaamheid moet verwijderen. Hierbij moet je jezelf alleen nog afvragen of het om een Business Value Added activiteit gaat of om een Non Value Added.

Business Value Added of Non value Added?

• Business Value Added: dit zijn activiteiten waar klanten niet voor willen betalen, maar die vereist zijn vanuit wet- of regelgeving of die nodig zijn om de organisatie draaiende te houden. Deze kun je dus niet volledig elimineren, maar moeten wel zoveel mogelijk geminimaliseerd worden.
• Non Value Added: dit zijn activiteiten die zowel geen klantwaarde als geen waarde voor de organisatie toevoegen. Deze moeten dus wel geëlimineerd worden.

Binnen de Non Value Added activiteiten zijn acht verschillende verspillingen te identificeren. Hierbij kan gedacht worden aan verspillingen op het gebied van voorraad, wachttijd of transport. Wanneer deze verspillingen worden geëlimineerd werk je efficiënter, verminder je doorlooptijden en behaal je een hogere productiviteit. En dat klinkt vast als iets aantrekkelijks?!

Dus samenvattend, wat is Lean nu precies? Het is een methodiek die zich bezighoudt met het elimineren van verspillingen om zo bedrijfsprocessen efficiënter (en dus slanker) te maken. Hiervoor wordt gebruik gemaakt van de 5-Lean principes:

1. Waarde

Bij dit eerste principe gaat het om je klant: ”Wie is je klant?” en ”Wat wil je klant?” zijn belangrijke vragen om jezelf hiervoor te stellen. Lean draait om het toevoegen van klantwaarde en hiervoor moet je uiteraard wel weten wie je klant is en wat hij/zij wil. Pas als je antwoord op deze vragen hebt, kun je onderzoeken welke processen (of delen van processen) eigenlijk niet meewerken aan datgene dat klanten willen en waar zij niet bereid zijn om voor te betalen. Hierbij kun je ook verder kijken dan wat de klant zelf antwoord. Door verder te kijken kun je namelijk eveneens innovatieve dingen bedenken waarmee je een verlangen van klanten vervult waarvan zij wellicht niet wisten dat zij die hadden.

2. Waardestroom

Hier ga je inzichtelijk maken hoe processen en werkzaamheden binnen deze processen eruitzien. Zo kun je zien welke werkzaamheden wel klantwaarde toevoegen en welke niet. De activiteiten die wel waarde voor de klant toevoegen die kunnen behouden blijven en voor degene die geen klantwaarde toevoegen, moet nog een stapje verder gekeken worden. Het zou namelijk goed kunnen dat dit Business Value Added activiteiten betreffen en niet geëlimineerd kunnen worden. Veel gebruikte methodes voor het in kaart brengen hiervan zijn een waardestroomanalyse (een Value Stream Map) en Process Mining.

3. Flow

Bij Flow ga je aan de slag met het werkelijk elimineren van de gevonden verspillingen. Als het goed is heb je hierna enkel nog de processtappen en werkzaamheden die klantwaarde toevoegen. Hierbij kun je bijvoorbeeld zorgen dat processtappen zo in elkaar overlopen dat hier geen onnodige wachttijden meer aanwezig zijn of kun je onnodige eindvoorraden tegengaan. Door deze aanpassingen gaan je processen er wel dusdanig anders uitzien en is het van belang dat je werkzaamheden en stappen die overblijven goed op elkaar afgestemd worden. Op die manier zorg je namelijk voor een natuurlijke flow en voorkom je het ontstaan van nieuwe opstoppingen of bottlenecks.

4. Pull

Eén van de dingen die bij Lean centraal staat is het continu verbeteren van je processen. Dit houdt in dat je niet stopt na de vorige stap, maar bezig blijft met de methodiek. Het is namelijk van belang dat er geen nieuwe verspillingen ontstaan en dat processen zo efficiënt mogelijk blijven lopen. Dit wordt aan de hand van ”Pull” gedaan: doe alleen dat wat nodig is, wanneer het nodig is. Dit houdt in dat er alleen producten worden geproduceerd wanneer de klant hier om vraagt. Het ziet er dan als volgt uit: de klant vraagt om een bepaald product, er vindt een uitstroom plaats van dit product en zo weet je dat hier een nieuwe voorraad van nodig is. Zo limiteer je onnodige tussen- en eindvoorraden.

5. Perfectie

Continu verbeteren en het streven naar perfectie gaan eigenlijk hand in hand. Zolang de nadruk maar ligt op streven. Het gaat binnen Lean namelijk niet om werkelijk perfect zijn, maar om het zo goed mogelijk willen doen. Dit houdt in dat je het iedere dag een stukje beter wil doen. Wij zien namelijk nog te vaak dat bedrijven terugvallen in hun oude gewoontes en alle verbeteringen weer vergeten. Door continu bezig te zijn met het verbeteren van je processen ga je dit tegen en blijf je op zoek naar verbeteringen!

Wil jij toch nog een iets uitgebreider antwoord op de vraag ‘‘Wat is Lean?’’? Dat is geen probleem natuurlijk. Wij geven meerdere trainingen waarin dit uitgebreid naar voren komt. Je kunt ook contact met ons opnemen voor overige vragen.

Ook interessant:

• Wat is Six Sigma precies?
• De 5 niveaus van een Lean Six Sigma opleiding, wat houden ze in?
• Wat is Kaizen?

Volg ons op LinkedIn (we delen onze artikelen met je)