Slimmer werken,
blije klanten
blije klanten
Tien tips voor een Clean Desk Policy met 5S
5S is een van de tools die gebruikt wordt bij Lean. Door het inzetten van de tool worden medewerkers bewust van de staat van hun werkomgeving. Een opgeruimde en overzichtelijke werkplek geeft rust, overzicht en focus. Je bent minder bezig met het zoeken naar formulieren of apparatuur. Voer vandaag nog jouw Clean Desk Policy in!
Wat is 5S?
De 5S methode bestaat uit vijf stappen die je helpen bij het organiseren van je werkplek. De methode is ontstaan binnen Lean en komt zoals veel tools uit Japan. De vijf stappen zijn:
- Scheiden
- Schikken
- Schoonmaken
- Standaardiseren
- Standhouden
Beginnen aan 5S klinkt makkelijk, maar je gaat niet veel bereiken als je niet weet hoe je je werkplek schoon en georganiseerd kunt houden. We geven daarom een paar tips.
10 tips om aan de slag te gaan met 5S
- Een fysieke inbox: een digitale inbox heb je waarschijnlijk al wel, maar heb je ook een fysieke inbox op je bureau staan? Een plek waar je je belangrijke papieren bewaard? Het is handig een plek te creëren met verschillende vakjes, zodat je de verschillende documenten ook kunt sorteren, bijvoorbeeld op urgentie of onderwerp.
- Prullenbak binnen handbereik: Heb jij ook wel eens een stapeltje om je heen met zooi die je zo wel even naar de prullenbak brengt omdat je zo lekker bezig bent. Dan staat je prullenbak te ver weg. Als je een plek hebt binnen handbereik om troep weg te gooien wordt dit een stuk gemakkelijker.
- Minder papier: zonder dat je het door hebt hoopt je bureau zich op met verschillende papieren. Je eigen printjes, post, formulieren, papieren van collega’s, papieren die je niet weg durft te gooien omdat je niet weet hoe belangrijk ze nog gaan zijn. Zorg dat je hier zoveel mogelijk in mindert. Stop onnodige abonnementen en zorg dat je zo min mogelijk rapporten op papier ontvangt en geen memo’s niet te lang bewaard.
- Geen onnodige spullen: dat ene plantje, het grappige beeldje, een foto van je hond en drie pennenbakken vol zooi, het is allemaal niet nodig. Je hoeft er natuurlijk geen saaie, compleet steriele werkplek van te maken, maar zorg dat het wel overzichtelijk en netjes blijft. Zoek uit wat decoratie is en wat echt nodig is en kijk dan wat handig is om weg te halen of te laten staan.
- Opruimen in de planning: opruimen is niet leuk, maar als je het niet regelmatig doet, wordt het alleen maar meer en erger. Als je bijvoorbeeld elke dag even vijf à tien minuten aan het eind van je werkdag inplant om alles even op te ruimen, begin je de volgende dag ook weer aan een frisse werkplek.
- Altijd de dop erop: flesje water of frisdrank bij je werkplek, helemaal prima natuurlijk, maar doe wel direct na elke slok de dop erop. Het gaat te vaak fout dat een flesje wordt neergezet met het idee, ik neem zo nog een slok en dat de hele handel per ongeluk over apparatuur en belangrijke rapporten heen wordt gegooid. Dus bij deze, dop erop! En houd je koffie weg van belangrijke zaken.
- Voor en na foto’s maken: maak een foto van voordat je opruimt en als je klaar bent. Je zult waarschijnlijk een duidelijk verschil zien. Je werk is niet voor niets geweest! Als je dit met je telefoon doet zal je hem vast ook vaker nog tegenkomen. Dit kan zorgen voor nieuwe inspiratie om weer aan de slag te gaan.
- Bij twijfel, weg ermee: bijna alle papieren die je hebt liggen kunnen waarschijnlijk weg. Als een document wel echt nodig is, berg deze dan op in je fysieke inbox van stap 1. Zorg wel dat je hier alleen belangrijke documenten inlegt.
- Inscannen, niet kopiëren: de documenten die je echt niet kunt missen, kunnen misschien nog wel van je bureau af. Door de papieren in te scannen en op je computer te bewaren (met een back-up) bespaar je bergen met ruimte. Daarnaast kun je beter een document dat verspreid moet worden inscannen en mailen naar de personen, dan kopiëren en doorgeven. Dit scheelt voor anderen ook weer een zee aan papier.
- Laat geen troep achter: ga niet naar huis met een enorme bende bij je werkplek. Zo start je de volgende dag ook niet prettig.
