Start Lean werken met een verbeterbord.

Lionel Messi is de Argentijnse dribbelkoning. Hij is zo succesvol, omdat hij twee keer meer stappen zet in een voetbalbeweging dan zijn tegenstander. Hierdoor kan hij heel snel bijsturen als dit nodig is. Waarom geef ik dit voorbeeld? Omdat het implementeren van Lean ook betekent dat je organisatie wendbaar en flexibel wordt. Door het nemen van veel kleine stapjes, word je een stuk flexibeler dan bij een paar grote. Een goed hulpmiddel om te beginnen met Lean, en de continue kleine verbeteringen te introduceren, is een verbeterbord.

Wat is een verbeterbord?

Bij het gebruik van een verbeterbord implementeer je een dagelijkse of wekelijkse stand-up meeting. Om de zoveel tijd wisselt de verantwoordelijke voor het bord. Dit hoeft niet per se iemand uit het management te zijn. Deze persoon is een periode verantwoordelijk voor het bord en het houden van de meetings. Waardoor het team langzamerhand zelforganiserend en zelfsturend wordt. Door het toepassen van andere Lean principes, bijvoorbeeld een 5S sessie of een Value Stream Map, kan je input genereren voor het verbeterbord. Input kan ook komen door het verzamelen van verbeterideeën uit de voorafgaande maand.

Tijdens de stand-up meeting verzamel je nieuwe verbetersuggesties waaraan acties en verantwoordelijken worden gekoppeld. Daarnaast geef je een update over lopende acties. Op deze manier kan je continu blijven verbeteren.

Vijf redenen voor een verbeterbord?

Je maakt problemen meer bespreekbaar;
Het helpt je gestructureerd met verbeterideeën aan de slag te gaan;
Medewerkers gaan meedenken over hun eigen werk;
De betrokkenheid van de medewerkers vergroot;
De leidinggevenden krijgen de rol van coach.

Hoe ga je aan de slag?

Koop een whiteboard op A0 formaat, maak hierop een standaard indeling:
- Wat is het probleem?
- Wat is het verbetervoorstel?
- Wie is verantwoordelijk?
- Wanneer is het opgelost?
Bepaal bij welke doelen binnen je organisatie het verbeterbord aansluit. Hierdoor kan je makkelijker uitleggen waarom het bord gebruikt wordt en wat de toegevoegde waarde ervan is. Zorg dat iedereen weet welke doelen het bord heeft. Leg ook duidelijk uit hoe het verbeterbord werkt en wat iedereens verantwoordelijkheden daarin zijn.
Blokkeer een vaste dag en tijd waarop je de stand-up sessie houdt. Zorg dat de sessie nooit langer dan 20 minuten duurt. En wijs iemand aan de die sessie begeleidt.
Begin je eerste verbetersessie. Zorg voor een paar vooropgestelde spelregels:
- Er is één persoon die de sessie begeleidt
- De sessie duurt maximaal 20 minuten.
- Vermijd langdurende inhoudelijke discussies
- Verdeel de acties evenredig onder de medewerkers
Zorg voor enthousiasme en houd deze vast. Maak duidelijk wat het verbeterbord oplevert over de tijd heen en communiceer dat naar de afdeling. Nodig ook eens een andere afdeling uit om naar een van jullie verbetersessies te kijken.

Het verbeterbord is een slimme en makkelijke manier om Lean te introduceren binnen een organisatie. Als je hier nu nog niet echt een beeld bij hebt, kan je een Lean Yellow Belt training volgen. In deze training wordt in een dag de basis van Lean behandeld.

Vijf tips voordat je aan de slag gaat

Houd het gebruik van het bord levend en koppel mijlpalen, eventueel met een beloning, aan het verbeterbord. Bijvoorbeeld: bij 50 doorgevoerde verbeteringen gaan we uit eten, of krijgen we taart, etc.
Visualiseer niet alleen de verbeteringen van het verbeterbord. Ook de prestaties van de afdeling zijn belangrijk om te visualiseren. Hiermee maak je veel inzichtelijker wat het verband is tussen hoe de verbeteringen bijdragen aan afdelingsdoelen.
Speel de rol van een coach en niet de probleemoplosser. Als je als leidinggevende een verbeterbordsessie begeleidt is de verleiding veel groter om op te treden als probleemoplosser. De oplossingen moeten vanuit de medewerkers komen.
Het is verleidelijk om in drukkere periodes de verbeterbordsessies een tijdje stop te zetten. Maar zorg dat je de structuur hiervoor behoudt en de sessies gewoon aanhoudt. Met even 15 minuten bij elkaar komen en bespreken van problemen, komen er misschien juist dan wel zaken aan het licht die anders niet spelen.

Hoe ziet zo’n verbeterbord eruit?

Als je zelf aan de slag wilt met het verbeterbord, kun je er zelf eentje ontwerpen. Om het gemakkelijker te maken hebben we ook een gratis downloadbare opzet gemaakt. En om het nòg gemakkelijker te maken kan je nu ook een fysieke versie van het verbeterbord kopen:

De fysieke versie kun je bestellen door hier te klikken.

De downloadbare gratis versie kunt u downloaden door hieronder uw naam en mailadres achter te laten:

Wil je begeleiding bij het invoeren van of het leren werken met een verbeterbord? Of wil je meer leren over Lean? Volg dan één van onze Lean trainingen. Voor meer informatie, bel ons op 030 – 227 0000 of mail via info@bureautromp.nl. We helpen je graag op weg!