blije klanten
Wat is Kanban? En hoe pas je het toe?
Vakkenvullers in de supermarkt vullen volgens het FIFO (First In First Out) principe. Dit houdt in dat de producten die het dichtstbij de houdbaarheidsdatum zitten vooraan staan, en de nieuwste producten achteraan. De schappen worden zo vol mogelijk gehouden, omdat dit wel zo aantrekkelijk is voor de klant.
Als het gaat om de inkoop en de voorraad is dit anders. Pas als de voorraad in het magazijn bijna op is, wordt de nieuwe lading besteld. Met dit idee werk je volgens het Just-In-Time principe, wat zeer efficiënt is, omdat je dan uitgaat van de klantvraag. Je hebt nooit te veel of te weinig producten, tenminste, dat is het idee.
Kanban werkt op deze manier. Lees in dit artikel wat Kanban is, wat de vier principes van Kanban zijn en hoe je Kanban toepast.
Wat is Kanban?
Toyota keek in de jaren ’40 af bij de supermarkten en kwam met het Kanban systeem. Hiermee konden ze hun voorraden meer op elkaar aansluiten. Hierdoor werd de kwaliteit en de doorstroom verbeterd.
‘Kan’ staat in het Japans voor ‘visueel’, ‘ban’ staat voor ‘kaart’. Bij Toyota werden er kaarten gebruikt in het proces om alle stappen te visualiseren. Hierdoor ontstond er meer communicatie tussen de teams over wat en wanneer er aan de slag gegaan moest worden. Processen werden gestandaardiseerd en verbeterd, dit leidde tot minder verspillingen en meer waarde.
Tegenwoordig hebben we op het werk meer te maken met teksten als informatiemiddel. Bijvoorbeeld e-mails, takenlijsten, informatie op het internet en rapporteren. Dit kan overweldigend veel worden, zoveel dat je misschien regelmatig even het overzicht kwijtraakt.
Daarnaast zegt een foto meer dan duizend woorden. Het is zelfs wetenschappelijk bewezen dat het brein voorkeur geeft aan visuele beelden boven teksten. Logisch wel, dat Kanban zo’n populaire tool is geworden binnen Lean en Six Sigma.
Kanban kan dankzij de visuele informatie (bijvoorbeeld post-its) op een bord een duidelijk beeld creëren van het werk en de processen. Door dit overzicht ontstaan er meer mogelijkheden voor communicatie tussen en binnen de afdelingen en voor de voortgang van het werk.
Vier principes
De Kanban methode wordt steeds meer gebruikt bij de het Agile en Lean werken, bij zowel technische als niet-technische organisaties. Er zijn veel dingen veranderd aan Kanban over de jaren heen, maar de onderstaande principes blijven de basis:
- Visualiseren van het werk
Door de processen en de workflow te visualiseren, kan je de stroom van het proces observeren en analyseren. Het is hier wel belangrijk dat je alle beschikbare informatie meeneemt, ook de knelpunten en wachttijden, en dergelijke. Alleen dan kan de communicatie en de samenwerking verbeterd worden.
- Beperk de ‘work in progress’
Zorg dat er zo min mogelijk onafgemaakt werk in de omloop is, hierdoor kan je de tijd dat een product door een Kanban systeem reist reduceren. Je kan hiermee ook problemen voorkomen die veroorzaakt worden door het constante switchen tussen verschillende taken en het steeds moeten bijstellen van producten.
- Focus op de flow
Als de Work-in-Progress (WIP) tijd gereduceerd is en er regels zijn opgesteld voor de teams, is het tijd om het Kanban systeem te optimaliseren. Dit doe je door het verbeteren van de flow. Door de flow constant te analyseren, kan je problemen in de toekomst voorkomen.
- Monitoren, wijzigen en verbeteren
Als het Kanban systeem eenmaal goed werkt, fungeert het als een basis van de organisatiecultuur waarin continu verbeteren centraal staat. Hoe effectief je teams zijn kan je vaststellen door de flow, de kwaliteit en de doorlooptijden te meten en te analyseren.
Hoe pas je Kanban toe?
Je kan Kanban op verschillende manieren toepassen. Echter, het doel blijft altijd hetzelfde: effient produceren. Kanban is een belangrijke speler als het gaat om wat, wanneer en in welke hoeveelheid iets geleverd moet worden. De kaarten zorgen dat er een signaal beland bij de personen die de goederen aan moeten leveren. Als er een minimum waarde wordt overschreden, volgt er een trigger (een Kanban kaart) om deze producten aan te vullen. De vraag wordt gestuurd door hoeveel er geconsumeerd wordt.
Naast de kaarten is het Kanbanbord een variatie op dit systeem. Met magneten, stickers of post-its kan je de hoeveelheid werk visualiseren. De indeling op een Kanbanbord is vaak als volgt:
- Wachtend;
- In productie;
- Geproduceerd.
Tegenwoordig zijn er ook verschillende digitale Kanbansystemen in de omloop.
